行業論壇

成都浩越文化活動策劃的前期準備

POST TIME:2018-07-14 15:56 READ
    摒棄頭腦中所有雜念,全心全意地想象活動策劃的全過程,這個想象應至少重復三次,并將你想象的全過程詳細地說給你的團隊,以便獲得補充:

    每個環節可能出現問題的地方;
    每個環節所需用到的物料;
    每個環節是否可以再優化;
    每個環節是否給人驚喜;
    在構思完成后,再次檢查你的目的是否達到?
    在構思完成后,再次檢查你的預算是否足夠?

    項目團隊
    1、確定你的工作團隊
    項目負責人
    參與部門
    項目所必須的人員配備
    2、確定你的供應商
    供應商列表和對應聯系人:
    場地
    搭建
    租車/禮儀
    攝影攝像
    其他


    項目推進表
    1、項目推進表(為可控因素預留必要時間:比正常時間多1/3 )
    項目執行:為每個成員制定每日工作協調內容;
    物料清單:列舉已有物料及需要準備的物料;
    人員分工:列出每個子項目負責人;
    2、必須首先確定不可控因素:
    場地:如果不及時確定可能租不到合適的場地
    重要來賓:他們的時間、行程是不確定的
    其他不可控因素
    3、預定的檢查時間通報:
    向所有成員報告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別人的完成快樂
    使其他成員知道應該沿著你完成的項目去做什么?
    應付意外情況、贏得補救機會。

    活動管理表
    1、活動基本要素(時間、地點、參與人、主題、流程等)
    2、活動物料匯總
    3、接待流程和要求
    4、活動現場具體分工(人員位置和要求)
    5、文案準備(新聞稿、主持人稿、領導講話稿、重要領導的現場文件夾內容資料)
    6、通訊錄
    活動管理表的主要目的-確定活動基本要素/相互關系及檢查點
    明確活動基本要素利于活動掌控(參與人員的工作指導,提升工作效率;新增人員的活動手冊,利于快速到位)
    相互關系的確認(部門之間的配合和各自負責人;哪些事情可以同時進行;完成項目的方式可能不止一種,通過相互關系的檢查可以使你找到最好的方法;

    定期的回顧和檢討:在每隔固定時間由所有成員在一起檢查項目進展,并對意外情況作出補救。